Tugas : melaksanakan penyiapan bahan
pelaksanaan kebijakan, pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di bidang
tata usaha pimpinan dan staf ahli, pengelolaan kendaraan dan persuratan
dan arsip.
Fungsi :
a. penyusunan rencana kerja Bagian;
b. penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan di bidang tata usaha
pimpinan dan staf ahli, pengelolaan kendaraan dan persuratan dan
arsip;
c. penyiapan bahan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di bidang
tata usaha pimpinan dan staf ahli, pengelolaan kendaraan dan
persuratan dan arsip; dan
d. pelaksaaan fungsi lain yang diberikan oleh Biro Umum yang berkaitan
dengan tugasnya.
(1) Subbagian Tata Usaha Pimpinan dan Staf Ahli
Tugas :
a. melaksanakan penyusunan rencana kerja Subbagian;
b. melaksanakan pelayanan administrasi kepegawaian;
c. melaksanakan pelayanan administrasi keuangan meliputi
penganggaran, penatausahaan, serta pengelolaan sistem akuntansi
dan pelaporan;
d. melaksanakan pelayanan administrasi umum meliputi ketatausahaan,
kerumahtanggaan, pengelolaan barang/aset, kehumasan, pengelolaan
dan pelayanan sistem informasi, serta pengelolaan perpustakaan dan
kearsipan;
e. melaksanakan pengkajian bahan penataan kelembagaan dan
ketatalaksanaan;
f. melaksanakan penyusunan bahan rancangan dan pendokumentasian
peraturan perundang-undangan lingkup biro;
g. melaksanakan pengumpulan dan pengolahan bahan Renstra, Renja,
RKT, Rencana Kerja dan Anggaran, DPA, DIPA, TAPKIN, Laporan
Kinerja Instansi Pemerintah (LkjIP), Laporan Keterangan
Pertanggungjawaban (LKPJ), dan Laporan Penyelenggaraan
Pemerintahan Daerah (LPPD) lingkup biro;
h. melaksanakan pengolahan bahan tindak lanjut laporan hasil
pemeriksaan lingkup biro;
i. melaksanakan perencanaan pemeliharaan perlengkapan biro;
j. melaksanakan perencanaan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan;
k. melaksanakan pembinaan Pegawai Aparatur Sipil Negara;
l. melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas
Subbagian; dan
m. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Kepala
Bagian Tata Usaha.
(2) Subbagian Pengelolaan Kendaraan
Tugas :
a. melaksanakan penyusunan rencana kerja Subbagian;
b. menyiapkan bahan pelayanan dan mengatur penggunaan kendaraan
dinas;
c. menyiapkan bahan koordinasi dan penjadwalan pelaksanaan tugas
personal/pengemudi;
d. menyiapkan bahan pengawasan penggunaan kendaraan dinas
operasional maupun pelayanan pegawai;
e. menyiapkan bahan penyelesaian surat-surat kelengkapan kendaraan
dinas yang meliputi Surat Tanda Nomor Kendaraan, Buku Pemlik
Kendaraan Bermotor, dan KIR kendaraan dinas Sekretariat Daerah;
f. menyiapkan bahan pengaturan penggunaan bahan bakar minyak;
g. menyiapkan bahan pemeliharaan dan perawatan kendaraan dinas
yang dikelola oleh Sekretariat Daerah;
h. menyiapkan bahan penetapan Surat Penetapan Pemegang Kendaraan
Dinas di lingkungan Sekretariat Daerah;
i. melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas
Subbagian; dan
j. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Kepala
Bagian Tata Usaha.
(3) Subbagian Persuratan dan Arsip
Tugas :
a. melaksanakan penyusunan rencana kerja Subbagian;
b. mengurus surat menyurat, naskah dinas dan arsip di lingkungan
Sekretariat Daerah;
c. mengatur klasifikasi surat menurut ketentuan dan mencatat jumlah
naskah dinas masuk dan keluar;
d. mengumpulkan bahan pertimbangan penyusunan pembinaan dan
petunjuk teknis pengelolaan dan pengurusan naskah dinas dinamis
dan statis;
e. mengelola persuratan, naskah dinas dan arsip di lingungan Sekretariat
Daerah;
f. mengekspedisi surat keluar, baik secara langsung kepada alamat
maupun secara tidak langsung melalui jasa pos;
g. menghimpun, menyimpan dan memelihara duplikasi surat/naskah
dinas keluar;
h. menyelenggarakan penyiapan/penarikan arsip yang telah habis masa
simpannya dari unit kerja di lingkungan Sekretariat Daerah;
i. mengumpulkan rencana kebutuhan dalam pengelolaan arsip in-aktif
beserta depo arsip Sekretariat Daerah;
j. melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas
Subbagian; dan
k. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Kepala
Bagian Tata Usaha.
